Ya sea un análisis del presupuesto del año o un análisis del presupuesto para el próximo período, el propietario del gimnasio debe estar en condiciones de evaluar los costos de sus actividades y, sobre todo, de comprender si su impacto en los ingresos es proporcional o no.


Para esto existe el flujo de caja, el que provee una metodología básica para ordenar la información financiera y obtener los indicadores económicos de un proyecto. Estos se dividen en 3 categorías:


  • Flujos de inversiones (CAPEX)
  • Costos de operación (OPEX)
  • Ingresos de operación (o beneficios)


Generalmente, la parte más difícil, costosa y prolongada de una evaluación económica es la estimación de costos, ingresos, vidas útiles, valores residuales, y otros datos del proyecto. Nunca las estimaciones van a ser exactas, y  el nivel de precisión exigido dependerá  del proyecto.


El acrónimo CAPEX se deriva de la expresión “Gastos de Capital” y, por lo tanto, se desarrolla a los gastos e inversiones asociados con bienes físicos. En otras palabras, es todos los bienes comprados por la empresa.


OPEX significa “Gasto Operativo”. Por lo tanto, se relaciona al costo relacionado con las operaciones y servicios.


Un buen ejemplo para diferenciar estos es; comprar un automóvil para tu empresa/startup sería un CAPEX, mientras que los gastos en combustible, por servicios de transporte, se clasificaría como OPEX.


Por último los ingresos de operación, como bien lo dice su nombre, son los ingresos que generas con tu centro deportivo. Es decir, son todas las ventas o beneficios que obtienes.


Una cuidadosa distinción entre OPEX y CAPEX es una buena forma de definir y analizar el KPIs de su negocio, ya que esto ofrece una visión más profunda de los gastos de la empresa, lo que ayuda al control financiero de tu centro deportivo.


Los Costes operacionales de un centro deportivo los podemos subdividir en 2 grandes grupos:


1. Costos Variables o directos a la operación


Costos Variables: son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay producción no hay costos variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto. Unitariamente el costo variable se considera Fijo, mientras que en forma total se considera variable. Ejemplo: el costo de material directo por unidad es de $1.500. En el mes de marzo se produjeron 15.000 unidades y en el mes de abril se produjeron 12.000 unidades, por lo tanto, el costo variable total de marzo es de $22.500.000 y el de abril es de $18.000.000, mientras que unitariamente el costo se mantiene en $1.500/u.


Características de los costos variables. 

1. Sólo son controlables a corto plazo. 

2. Son proporcionales a una actividad. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad. 

3. Están relacionados con un nivel relevante, fuera de ese nivel puede cambiar el costo unitario. 

4. Son regulados por la administración. 

5. En total son variables, por unidades son fijos


En el método de costeo directo o variable, los costos de fabricación variable se asignan a los productos fabricados. La principal distinción de costo bajo este sistema es la que existe entre costos fijos y variables. Los costos de fabricación variables son los únicos costos en que se incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se inventarían. 


Costos directos de producción

*Materias Primas
*Insumos del Servicio
*Servicios (combustibles, electricidad, agua, etc…)
*Mano de obra de Operación
*Supervisión directa
*Mantención y reparación
*Otros



2. Costos fijos o indirectos a la operación


Los costos fijos son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción. Los costos fijos se consideran como tal en su monto global, pero unitariamente se consideran variables. Ejemplo el costo del alquiler de la bodega durante el año es de $12.000.000 por lo tanto se tiene un costo fijo mensual de $1.000.000 En el mes de enero se produjeron 10.000 unidades y el mes de febrero se produjeron 12.000 unidades; por lo tanto el costo fijo de alquiler por unidad para enero es de $100/u y el de febrero es de $83.33/u.


Características de los costos fijos. 

1. Son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa. 

2. Están relacionados estrechamente con la capacidad instalada. 

3. Están relacionados con un nivel relevante. Permanecen constantes en un amplio intervalo. 

4. Regulados por la administración. 

5. Están relacionados con el factor tiempo. 

6. Son variables por unidad y fijos en su totalidad.


Costos indirectos a la producción

*Depreciación
*Impuestos
*Seguros
*Arriendos
*Administración y ventas (mano de obra indirecta)
*Comunicaciones y publicidad
*Patentes Municipales


Es importante tener en cuenta ambos tipos de costos y optimizarlos en el tiempo, ya que de esto dependerá el que obtengamos mayor o menores utilidades. Lo que siempre buscaremos es llegar al punto de equilibrio lo antes posible y con los menores costos, para requerir un menor capital inicial e inversión. Esto porque  todo lo anterior va significar un periodo de perdidas.




Costos de recursos humanos


Como en todos los sectores de servicios personales, es un factor de coste importante que debe medirse cuidadosamente para poder intervenir siempre que sea posible en su optimización. Una buena regla es considerar el costo de los diferentes recursos humanos empleados no en términos brutos sino en términos de costo de empresa, es decir, incluyendo todos los cargos a cargo de la empresa y es un detalle que suele pasarse por alto. Esto quiere decir que para la empresa el costo no es solo del sueldo líquido que le entregas al trabajador, también debes contemplar retenciones, imposiciones, gastos de traslado, etc. 


Supongamos por tanto crear una lista en la que los primeros ítems sean los costes de los recursos , y que en consecuencia, salvo bonificaciones o variaciones durante el período, tendrán un valor fijo. Por tanto, para que la clasificación de costes sea una herramienta útil y comparable, deben dividirlos en categorías según la tarea realizada.

Podríamos sugerir:


  • Gerentes
  • Recepción y administración
  • Departamento comercial
  • Instructores de sala de musculación
  • Instructores de cursos grupales
  • Instructores de natación
  • Otro (según los servicios que se presten en el centro)


El desglose por categorías más que por clasificación permite al titular hacer una valoración económica del peso de los diferentes sectores del centro en relación a los resultados obtenidos o esperados.


Esta agrupación te facilitará llevar los costos de cada uno, dado que parte de tu personal puede contar con sueldos variables, como los instructores, mientras que otros serán fijos.


El último costo operativo a considerar es el valor del alquiler de la estructura, incluidos los gastos de condominio o alquiler de estacionamiento.


En este punto es posible volver a los ingresos, o mejor dicho, al valor de la producción del centro y medir el peso porcentual de los diferentes contenedores de costo clasificados como tales, recordando que el resultado no será el beneficio del año sino el margen operativo bruto (GOP), que coincide con el resultado bruto solo si no existen amortizaciones, depreciaciones y cargos.